O que a legislação fala sobre a folha de pagamento?

Folha de pagamento é o documento onde estão listados todos os valores pagos, como a remuneração, aos colaboradores de uma empresa, é conhecido ainda como holerite ou contracheque. Essa folha indica os pagamentos feitos, tanto de forma bruta, quanto o montante líquido após os descontos realizados devido a encargos dos mais diversos.

Contudo, a folha de pagamento não tem apenas uma importante função contábil e gerencial dentro de uma empresa. A legislação trabalhista vigente impõe uma série de condições para a emissão correta desse documento.

Nesse sentido, os responsáveis pela emissão da folha de pagamento devem ficar atentos ao que diz o artigo número 464 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) e o artigo 225 do decreto número 3048, de 6 de maio de 1999.

O artigo da CLT aponta que o pagamento do salário deverá ser feito mediante assinatura de contrarrecibo por parte do colaborador. Já o decreto fornece orientações mais claras sobre como deve ser a emissão da folha de pagamento, incluindo normas para inserção de valores recebidos e descontados. Por isso, na hora de fazer a emissão, é importante acompanhar o conteúdo desses textos.

Confira 5 passos para elaborar a folha de pagamento sem equívocos

Claro que mesmo conhecendo o que diz a legislação, pode ser difícil fazer a emissão correta da folha de pagamento mês a mês. Com isso, os tópicos abaixo funcionam como um passo a passo do que não deve faltar para que o departamento responsável obtenha sucesso nessa tarefa essencial na rotina de uma empresa.

1. Planeje a data de fechamento da folha

De acordo com a CLT, quando o pagamento do salário é feito de forma mensal, ele deve acontecer até o quinto dia do mês subsequente ao trabalho prestado. Então é importante que a empresa se planeje para ter uma data de fechamento da folha, que torne possível efetivar corretamente todos os pagamentos em tempo hábil.

Sempre considere qual o período do mês será incluído nos cálculos a serem lançados na folha. É normal que o recorte seja mesmo do dia 1º ao dia 30 (ou 31) de cada mês, mas em situações em que isso não ocorre, o cuidado deve ser redobrado para que os dias lançados sejam aqueles certos.

Assim, estabeleça uma regra para incluir exatamente na folha de pagamento do mês seguinte todos os eventos que ocorrerem depois do encerramento do ciclo vigente, incluindo o tempo acumulado no banco de horas, encargos trabalhistas ou mesmo deduções referentes a benefícios empresariais.

2. Tenha controle preciso das demissões e das admissões

Pode parecer estranho, mas não é difícil encontrar empresas que se complicam na hora de emitir a folha de pagamento, justamente por não saberem de forma precisa as demissões e admissões ocorridas no período em questão. Nessa confusão, podem entrar na folha colaboradores já desligados e ficar de fora aqueles que começaram recentemente.

Esse é um erro relativamente simples de ser evitado e que previne transtornos maiores, principalmente junto ao time de colaboradores em um tema sensível como é o pagamento de salário. Portanto, mantenha a composição da equipe de colaboradores sempre atualizada.

3. Separe os colaboradores de acordo com suas categorias profissionais

Outro cuidado, que antecede a emissão da folha de pagamento e evita dores de cabeça posteriores para os responsáveis por isso, é a separação de todos os colaboradores conforme suas categorias profissionais, nas empresas que contam com trabalhadores de mais de um ramo. Mas por que isso faz tanta diferença?

A resposta é simples: é comum que cada categoria profissional tenha convenções trabalhistas e acordos sindicais diferentes, que podem alterar a forma como alguns cálculos de encargos são feitos. Profissionais da indústria terão uma contabilização diferente daqueles do setor de comércio, por exemplo. Essa separação também ajuda na organização do plano de cargos e salários da empresa.

4. Faça o cálculo das horas trabalhadas

Até aqui, listamos algumas dicas que antecedem a emissão da folha de pagamento em si. Agora, vamos indicar o que deve constar nesse documento para que ele cumpra seu papel e respeite a legislação.

Dessa forma, em tal fase deve ser observado o registro de ponto de cada colaborador a fim de calcular a quantidade de horas trabalhadas (inclusive as extras e adicionais noturnas), descansos remunerados ou mesmo eventuais atrasos e faltas, identificando se elas foram ou não devidamente justificadas. Obviamente abstenções não justificadas devem ser abonadas e precisam ser descontadas do salário pago.

Nessas horas, um relógio de ponto automatizado facilita muito o trabalho, além de reduzir a margem de erros. Seja como for, as horas trabalhadas precisam estar discriminadas de maneira detalhada para evitar dúvidas.

5. Insira todos os encargos, benefícios e descontos

Com todas as horas trabalhadas contabilizadas, o departamento responsável pela folha de pagamento terá a base para realizar os cálculos pertinentes à sua emissão. Para isso, é preciso conhecer quais serão todas as cobranças, adições e deduções feitas.

Entre as deduções mais comuns estão aquelas referentes ao imposto de renda, contribuição com a seguridade social e contribuição sindical. Além disso, todas as deduções relacionadas a benefícios fornecidos pela empresa (vale-transporte, plano de saúde, entre outros) devem estar listadas na folha de pagamento.

O FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço) não é descontado do salário bruto do colaborador. Todavia, ele é um encargo do empregador, então o seu depósito precisa estar indicado também no contracheque, mês a mês.

Considerando todos esses aspectos, a emissão da folha de pagamento se tornará mais ágil e precisa, fazendo com que o departamento responsável tenha mais tempo para se dedicar a outras tarefas igualmente importantes.